Digitalisierung des Bundespolizei-Bewerbungsprozesses
URL: https://www.komm-zur-bundespolizei.de/bewerbung
Die Aufgabe
Der Bewerbungsprozess der Bundespolizei war ursprünglich analog und aufwändig: Bewerbende mussten ihre Unterlagen postalisch einreichen, Formulare wurden manuell geprüft und die Vielzahl der Unterlagen unterschiedlicher Art erschwerte die Bearbeitung.
In einer dezentralen Organisation mit 13 Direktionen und zahlreichen Einzeldienststellen stellte dies nicht nur einen bürokratischen Aufwand dar, sondern auch ein erhebliches Bewerbungshindernis.
Ziel war es, den Prozess zu modernisieren, die Arbeitgeberattraktivität zu erhöhen und gleichzeitig datenschutzrechtliche Anforderungen zu erfüllen. Die besondere Herausforderung bestand darin, alle Beteiligten in einem dezentralen, komplexen Umfeld einzubinden und gleichzeitig einen schlanken, nutzerfreundlichen Prozess zu schaffen.
Die Strategie
Wir haben einen vollständig digitalen Bewerbungsprozess entwickelt – unter Einbindung aller relevanten Stellen der dezentralen Behörde entlang des Bewerbungsprozesses.
Das neue System bietet Bewerbenden:
- Flexible Einreichung der Unterlagen: digital, analog oder individuell gemischt
- Übersicht über den Fortschritt der eigenen Bewerbung zu jeder Zeit
- Direkten Kontakt zur Einstellungsberatung
- Einladungen zu Terminen und Veranstaltungen direkt im Portal
Damit haben Bewerbende alles in einer Hand und der gesamte Prozess wird transparent, interaktiv und komfortabel. Gleichzeitig wurden Datenschutz und Datensensibilität berücksichtigt.
Die Umsetzung erfolgte nahtlos während des laufenden Betriebs, mit nur einer kurzen Unterbrechung der Dienste von wenigen Minuten. Zusätzlich wurde ein Monitoring-Konzept entwickelt, das Bewerberdaten anonymisiert auswertet und Einblicke in das Bewerbungsverhalten liefert, um den Prozess kontinuierlich zu optimieren.
Unsere Leistungen im Überblick:
- Konzeptentwicklung unter Einbindung aller relevanten Beteiligten
- UX/UI-Design für eine intuitive Bewerbererfahrung
- Technische Entwicklung und Umsetzung der digitalen Plattform
- Individualisierte Schnittstellen zwischen Bewerberportal und Bundespolizei-Datenbank
- Schulungen & Support für Redakteur:innen bundesweit
- Kontinuierliche Weiterentwicklung im Austausch mit dem Kunden
Das Ergebnis
Seit dem Livegang am 9. Februar ist der Bewerbungsprozess digital verfügbar. Bewerbende können ihre Unterlagen komfortabel und flexibel einreichen, haben jederzeit den Überblick über ihren Bewerbungsstatus und alle relevanten Schritte auf einer Plattform.
Der Bewerberstrom wird dauerhaft auf der Webseite gehalten, und die Bundespolizei erhält wertvolle Einblicke in das Bewerbungsverhalten. Damit hat die Bundespolizei einen weiteren großen Schritt in Richtung Digitalisierung und Arbeitgeberattraktivität gemacht. Nur wenige Polizeibehörden in Deutschland verfügen über einen so schlanken, modernen und „state of the art“ Bewerbungsprozess.
Das Besondere
- Einbindung aller Beteiligten in einem dezentralen, komplexen Umfeld
- Flexible Unterlageneinreichung, Fortschrittsübersicht und direkter Kontakt für Bewerbende
- Umsetzung während des laufenden Betriebs mit minimaler Unterbrechung
- Datenschutz und Datensensibilität als zentraler Bestandteil
